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L'app ScrumDo Journaling prende i principi naturali della creazione di senso e li rende pratici, efficienti e scalabili. Ecco come viene utilizzato e come la pratica aiuta a risolvere le sfide retrospettive.

Viene sviluppato un questionario per concentrarsi su un problema o una preoccupazione generale, in questo caso ciò che accade in uno sprint. Ai partecipanti viene chiesto di condividere una storia o un aneddoto su un'esperienza tramite una o più domande a risposta aperta. I suggerimenti aperti guidano i partecipanti a ricordare le esperienze relative al focus del questionario. Vengono quindi poste loro un piccolo numero di domande quantitative di follow-up. Le domande di follow-up sono intenzionalmente ambigue, progettate per consentire al partecipante di fornire contesto e significato alla narrazione appena presentata senza risposte "giuste" o "sbagliate".

Una storia è un normale testo narrativo. Il piccolo numero di domande utilizza forme grafiche che rappresentano uno spettro di possibili significati che gli individui selezionano così come opzioni testuali più tradizionali che gli individui selezionano, tutte basate sulla loro storia. Tutte le storie e le risposte vengono inviate digitalmente. Le domande possono essere simili alle seguenti.

La persona che condivide un'esperienza è maggiormente in grado di dare un senso alla propria esperienza. I partecipanti stessi non solo scelgono di cosa parlerà la loro narrazione, ma assegnano un significato alle proprie narrazioni.
Le domande di Active Sensemaking sono progettate per essere ambigue e aperte. Non ci sono risposte "giuste" o "sbagliate" e quindi non c'è modo di "giocare" con lo strumento.

Ciò riduce la distorsione degli esperti. Il principio di ridurre il pregiudizio degli esperti e la coercizione sociale attraverso l'"autosignificazione" è un principio chiave del sensemaking attivo.
Questo libera le persone a registrare le loro esperienze senza interferenze. Ogni membro del team può contribuire da solo con meno riguardo a chi sta ascoltando, cosa pensa o cosa potrebbe fare con la storia o con loro. Introversi ed estroversi sono sullo stesso campo di gioco. Questo approccio supporta una migliore partecipazione.

Gli intervistati sono incoraggiati a fornire più di un'esperienza o storia. Ogni storia è rilevante a modo suo. Qui di più è meglio.
I membri del team possono registrare le esperienze individuali subito dopo che qualcosa accade mentre sono freschi nella mente, rendendo i loro contributi più accurati ed eliminando la perdita di memoria nel tempo. Registrare storie con contesto e significato ancora gli eventi e le esperienze a cose reali con cui le persone possono lavorare. Anche le ipotesi sono ridotte, con il risultato di intuizioni e decisioni più accurate.

Il sensemaking attivo elude i problemi delle indagini statistiche tradizionali. I sondaggi limitano ciò a cui si può rispondere e presumono quali risposte sono possibili. Inoltre, i sondaggi generano risultati medi, negando il contesto con significato e negando le singole voci. (Quante volte hai completato sondaggi e ti sei sentito come se non saresti stato ascoltato o capito?) In questo modo ogni voce conta.